Оптимальный подход к документообороту


Мечта о том, что массовое внедрение компьютеров позволит радикально сократить объемы документооборота, стала одной из первых иллюзий, развеянных практикой. Скорее, получилось наоборот: текст-процессоры и быстрые печатающие устройства открыли нам необозримые новые возможности утопить друг друга в море служебных бумаг.

Объем служебной переписки может быть сокращен путем максимальной формализации операционных процессов предприятия и выноса их за рамки документооборота - в среду оперативного управления.

Уменьшение бумажного "трафика", действительно, наступает, но легче от этого не становится. Все дело в том, что сокращению подлежит, в основном, объем рутинных бумаг, сопровождающих регулярные операции: выписка накладных, стандартные отчеты, справки, и совершенно не затрагивается основной поток переписки - по своей природе нерегулярный и несовместимый с предопределенной логикой СУБД.

Почти все серьезные комплексные средства автоматизации управления предприятием, предлагаемые на открытом рынке или в составе заказных решений, содержат в себе подсистемы "документооборот", "контроль исполнения документов" или что-либо подобное. При попытке воспользоваться ими обнаруживается, что мало составить (или получить извне) сам документ - надо еще и поработать над тем, чтобы он был учтен в базе данных, снабжен поисковыми атрибутами, включен в индексы, классификаторы и списки рассылки, маркирован определенным образом, поставлен в разряд контролируемых и т.п. В системах учета все процедуры слишком формальные и жесткие - иначе они работать не могут. Самое досадное, что службы по доставке электронного документа к исполнителю (и уведомлению его об этом) в учетных системах часто отсутствуют.

Альтернативное решение давно напрашивалось - перенести документооборот в среду электронной почты. В самом деле - она умеет почти все из того, что нужно для поддержки служебной переписки. Но с почтой нас ждут неприятности иного свойства: почта по природе своей - явление неформальное, гибкое и, следовательно, плохо поддающееся централизованному управлению и контролю. Почтовые ящики склонны к переполнению и время от времени нуждаются в очистке, - и хорошо, если они архивируются, - чаще всего устаревшее содержимое просто уничтожается. Главный принцип любой канцелярии - "что написано пером, не вырубить топором" - при этом в расчет не берется.
Новым взглядом на решение проблемы может стать подход, предложенный московской фирмой ОПТИМА в ее новом клиент-серверном программном комплексе OPTiMA-WorkFlow.

Суть его состоит в том, чтобы сосредоточить основное внимание не на движении документов как таковых, а на операционном процессе, который эти документы реализует. Иными словами, - во главу угла ставится правильная организация потока работ, выполняемых на предприятии (в учреждении), а поток документов и сообщений, порождаемых пользователями в ходе этих работ, рассматривается как сопутствующее явление, отдельного управления не требующее.

Реализация концепции осуществляется через почтовые службы сервера MS Exchange из состава Microsoft NT BackOffice с поддержкой дополнительных управляющих баз данных на сервере MS SQL Server или на любой иной платформе баз данных, совместимой со стандартом ODBC.
MS Exchange в этой системе несет две основные функции: транспортную (почтового сервера) и хранилища документов, инкапсулированных в сообщениях. Это - не все, на что он способен, но управление документооборотом на базе парадигмы "электронной почты", которую предлагает Exchange, является недостаточно жестким. По этой причине функцию управления в системе несет, в основном, административная часть WorkFlow, выполненная в архитектуре "клиент-сервер" и размещающая свои служебные данные на любых серверах БД, поддерживающих ODBC.
Программа-клиент системы OPTiMA-WorkFlow - это простое в пользовании настольное приложение, работающее в тесном контакте с любыми программами обработки данных (рассчитанными на конечного пользователя) и не пугающее пользователя требованием прогуляться по дереву классификаторов или ввести некий таинственный атрибут. Если не считать простой в использовании программы клиента, то участникам документооборота, работающим в среде WorkFlow, не придется осваивать новые программные средства: вся их работа будет по-прежнему проходить в окружении старых знакомых - Word, Excel, AmiPro, CorelDraw - кому что нравится... Сохраняя привычные условия работы над документами, программа-клиент WorkFlow может блокировать действия пользователя, ошибочные с точки зрения правил документооборота фирмы, и в этом качестве аналогов не имеет.

Похожие новости:

Объединяющее начало: HiPath

Объединяющее начало: HiPath
В переводе с китайского фамилия Путин (Пу-цзин) означает "собирающий, объединяющий земли". В общем, от Москвы до самых до китайских окраин. По аналогии "объединяющей" можно назвать новую технологию Siemens - HiPath, призванную объединить в единую структуру разнородные информационные и коммуникационные системы предприятия или корпорации с ее отделениями по всему миру.

Клиент на сохранении

Клиент на сохранении
Традиционно организации в своей деятельности полагались на технологии массового маркетинга. Они приобретали многотомные отчеты социологических и демографических исследований, затем сегментировали данные и пытались приложить их к своим потребителям, предполагая, что портрет потребителя в равной степени похож на все оригиналы одновременно. Впрочем, эти техники давно устарели.

Мастерская "динамических" отчетов

Мастерская
Что необходимо руководителю для успешной работы? На этот вопрос можно ответить по-разному. Во-первых, - информация! А во-вторых, - умение организовать управление так, чтобы предприятие постоянно "чувствовало" настоящую "цену" себе на рынке.

FineReader - система распознавания текстов

FineReader - система распознавания текстов
С небольшими входными потоками внешних печатных документов некоторые корпорации и ведомства, наиболее серьезно относящиеся к внедрению систем электронного документооборота, пока частично справляются с помощью планшетных сканеров и интерактивных локальных программ распознавания FineReader.

Электронные базы данных становятся глобальными

Электронные базы данных становятся глобальными
Центры по связям с клиентами и операции по обработке документации могут быть перемещены в оффшор, однако компаниям необходимо иметь возможность обмениваться бумажными документами с клиентами на внутренних рынках, которые они обслуживают. Как бы то ни было, но даже сейчас сканирование документов, их хранение и выпуск продолжают оставаться прерогативой внутреннего рынка.

Комментариев пока еще нет. Вы можете стать первым!

Добавить комментарий!

Популярные новости
banner1
Опрос
Газета "Деловая неделя"

"Ким Чен Ун" может стать новым лидером Северной Кореи

Его фото никогда не публи­ковалось. О том, как он вы­глядит, можно судить толь­ко по рассказам очевидцев: молодой человек 25 лет, рост около 175 см, вес - око­ло 90 кг. Может носить фут­болку с изображением Мела Гибсона. Пристрастия - бас­кетбол и суши из живой (!) рыбы. Несмотря на молодой возраст, у него серьезные проблемы с высоким давле­нием и диабетом. Получил начальное образование за
Интересные новости >> Все статьи
Шотландия в клетку

Шотландия в клетку

Мужчины в юбках, таинственное озеро Лох-Несс, гудение волынки – это не все, что отличает шотландцев от других народностей
Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Да, вы не ошиблись, - это сноубординг – одна из самых захватывающих партий в экстремальном мире Вы, наверняка, не раз видели, хотя бы в кино, этих ребят. Они планируют по горам, разрезая пушистый снег досками и излучая адреналиновый восторг. А начиналось все, как не странно, с одной маленькой девчушки и ее заботливого отца Шермана Поппена.
Титаник: новые факты

Титаник: новые факты

Более 100 лет назад, столкнувшись с айсбергом, получил пробоину и затонул флагман британского флота, «корабль мечты» - «Титаник»… Его киль был заложен на верфях фирмы «Харленд энд Волфф» в Куинс-Айленде возле Белфаста 31 марта 1909 года. Над его постройкой трудились более трех тысяч человек. Для того времени «Титаник» был действительно выдающимся судном. Его длина составляла 259,83 м, ширина –
Логин
Пароль
Запомнить