Шоу для прессы


Пресс-конференция - инструмент представления определенной информации целевой аудитории. Чтобы достичь поставленных целей с наименьшими издержками и с наибольшей отдачей, компании необходимы профессиональная подготовка и проведение такого мероприятия

Пресс-конференции являются одним из способов рекламы в средствах массовой информации. Их проведение дает возможность компаниям поднять и осветить проблемные вопросы со всеми необходимыми комментариями, а журналистам получить данные из первоисточников для всеобъемлющего и достоверного освещения темы в изданиях или телепрограммах. Но как сделать так, чтобы планирование и организация подобного мероприятия не потребовали больших затрат времени и прошли эффективно?

А повод есть?

Принимая решение о проведении пресс-конференции, руководитель должен помнить, что для такого мероприятия нужен информационный повод, то есть событие, достойное того, чтобы стать новостью. Более того, этот повод должен быть объективным в контексте всех событий компании и выделяться на фоне новостного потока дня и недели, неся в себе новую и интересную информацию.

Исходя из опыта, наиболее частый повод организации пресс-конференций - это презентация новых продуктов или услуг компании. Если же представлять нечего, а журналистов проинформировать необходимо, повод можно придумать. К примеру, не так давно в Одессе под эгидой Партии зеленых проходила пресс-конференция, посвященная обнаружению какого -то редкого глиста в сердце собаки. Глупо? Тем не менее присутствовали даже представители городской власти.

У коммерческой компании повод, конечно же, может быть более прозаическим:
десятитысячный покупатель, десятилетие работы на рынке и т. д. Но не нужно забывать, что информационный повод не должен носить откровенно рекламный характер, иначе заинтересовать целевую аудиторию будет очень сложно.

Создание информационного повода - это только предварительный этап, можно сказать фундамент пресс-конференции, а строительство самого ╚здания╩ начинается позже.

На первый взгляд, пресс-конференция не такая уж и сложная затея, однако для успешной реализации подобного проекта необходимо учесть множество моментов, касающихся подготовки, проведения и завершения мероприятия. Для скоординированной деятельности сотрудников подготовку пресс-конференции можно разбить на несколько этапов: работа со средствами массовой информации, сопроводительная работа и заключительная часть.

Персональные приглашения

В первую очередь необходимо составить список средств массовой информации, которые могут быть заинтересованы в получении информации о компании и способны осветить ее профессионально и целенаправленно. Желательно, чтобы перечень СМИ включал в себя и данные журналистов, так как практика показывает, что приглашения, направленные конкретному человеку, получают больше откликов, чем разосланные просто на имя редакции.

Составление текста приглашений и их рассылка являются вторым шагом на пути подготовки пресс-конференции. Само содержание приглашения должно быть тщательно продумано, так как именно от этого зависит заинтересованность потенциальных посетителей мероприятия, проводимого компанией. При его составлении нужно учитывать тот факт, что не все журналисты разбираются в вопросах, связанных со спецификой деятельности организации. Следовательно, информация должна быть преподнесена так, чтобы она показалась ценной в глазах любого несведущего человека. Возможно, придется составить два разных варианта приглашения - для специализированных и неспециализированных изданий.

В принципе каких-то особенных требований к структуре текста приглашения нет, главное, чтобы оно содержало информационный повод пресс-конференции и перечень лиц, выступления которых запланированы.

И еще один момент - бывают случаи, когда приглашение не доходит до нужного человека (теряется по пути от секретаря к редактору, от редактора к журналисту и т. п.), поэтому для того, чтобы отследить такие ситуации и вовремя отослать повторное приглашение, рекомендуется проводить так называемую аккредитацию журналистов (третий шаг подготовки). Аккредитация (от лат. accredere - оказывать доверие) - регистрация и разрешение на проведение журналистской деятельности в той или иной специализированной отрасли для корреспондентов СМИ. Она может выступать инструментом выделения "нужных" журналистов - по критерию лояльности, профессионализма, специализации, соответствия представляемых ими изданий целям информационной кампании.

Аккредитация может быть открытой, когда для освещения события приглашаются все желающие и закрытой, когда журналисты приглашаются индивидуально, по заранее составленным спискам.

Кроме всего прочего, проведение предварительной аккредитации позволит получить представление о том, сколько СМИ откликнулось на приглашение, и сколько людей будет присутствовать на мероприятии.

Пакет документов

Исходя из полученных во время аккредитации данных, организаторы пресс-конференции смогут определить количество информационных пакетов или пресс-китов, которые обязательно должны быть подготовлены заранее, так как именно они служат для наиболее полного информирования журналистов о компании, проекте, товаре или услуге.

Наверное, излишне говорить о том, что пресс-кит должен быть оформлен самым тщательным образом. Его содержание и состав необходимо четко обдумать, дабы в нем представленная информация была максимально полной и полезной.

Пожалуй, главной составляющей информационного пакета является пресс-релиз - сообщение, подготовленное для СМИ, о событии, мероприятии или другом информационном поводе. Его главная задача - представить новость таким образом, чтобы заинтересовать журналиста и побудить его обратиться за комментариями и дополнительной информацией, а основной принцип написания - ╚журналист ленив по определению╩. Поэтому пресс-релиз должен быть написан так, чтобы редактор любого издания не бросился его переписывать, а поставил в номер с минимальными изменениями.

Кроме пресс-релиза в информационный пакет могут быть включены тезисы или полные тексты выступлений докладчиков, историческая и информационная справка о компании, фотографии, видеоматериалы, кейс-история, факт-лист, занима- тельные и обзорные статьи, авторские публикации сотрудников, биографии руководителей и любая другая информация, которая может дать журналистам полное представление о компании, ее сотрудниках, перспективах развития и прочее.
Конечно же, вся эта информация вряд ли будет использована ими при подготовке материала о пресс-конференции, но может пригодиться для создания других статей или программ. Особенно такие пакеты актуальны для специализированных изданий.

Также неплохо, и даже желательно включать в пресс-кит различные сувениры - папки, ручки, блокноты с логотипами компании, и даже сумки. С одной стороны, это не что иное, как носители рекламы фирмы. С другой же стороны, они служат страховкой от случайных поломок ╚рабочего инструмента╩ журналистов. Предоставив подобные аксессуары в распоряжение приглашенных, организаторы могут быть полностью уверенными, что они сделали все, чтобы информация была зафиксирована полностью и точно.

Подготовив всю необходимую для мероприятия информацию, можно приступить к не менее важному этапу - сопроводительной работе пресс-конференции.

Места больше, а...

Выбор помещения для проведения пресс-конференции - не менее важный момент, чем подготовка пресс-кита. Очень часто респектабельность, престижность здания, в котором арендуется помещение, цена за аренду и сопутствующие услуги ставятся на первый план, а вот такие немаловажные факторы, как акустика, вентиляция, кондиционирование и прочее зачастую упускаются из вида.

В качестве примера можно представить самый банальный и часто встречающийся случай - проведение акции летом в здании, которое плохо кондиционируется.
Как известно, при большом скоплении людей в душном помещении снижается активность мозговой деятельности, внимательность и т. д. Как результат - журналисты думают только о том, чтобы поскорее выйти на свежий воздух и, как следствие, оставляют без внимания важные моменты выступлений докладчиков, не задают интересующих вопросов и поэтому не получают того объема информации, который необходим для подробного освещения мероприятия.

То же самое происходит в холодное время года в сильно отапливаемых и плохо вентилируемых помещениях, ведь не всегда представляется возможным снять верхнюю одежду.

При выборе размеров зала для пресс-конференции большую пользу принесет все та же предварительная аккредитация представителей СМИ. Зная количество людей, изъявивших желание присутствовать на мероприятии, проще определиться с площадью помещения и необходимым количеством посадочных мест. Но обязательно нужно помнить о запасных местах для представителей различных изданий, которые не были учтены заранее (такая ситуация бывает, когда относительно молодые издания не учитываются при рассылке, так как пока недостаточно известны). Кроме того, от одного издания вместе с журналистом может прийти еще и фотограф, а иногда даже менеджер по рекламе.

Поэтому если компания хочет провести пресс-конференцию по всем правилам, необходимо учесть не только размеры помещения, но и его оснащенность. Наличие специального оборудования и служб (осветительные приборы, микрофоны, система синхронного перевода, телефонная и факсимильная связь, служба безопасности и т. д.) способствует созданию оптимальных условий для интересного диалога участников пресс-конференции и соблюдения регламента, который необходимо составить заранее.

...времени меньше

Если говорить непосредственно о пресс-конференциях, то их можно разделить на три вида: оперативные, регулярные и рекламные. Название каждого вида говорит само за себя, но если в первом случае это мероприятия, которые носят неофициальный характер, возникают спонтанно по инициативе журналистов и при молчаливом согласии главных действующих лиц, то регламент регулярных и рекламных пресс-конференций планируется заблаговременно.

Шаблон сценария главного действа, то есть пресс-конференции, таков: регистрация журналистов, раздача информационных пакетов, представление участников, выступление участников, время для вопросов журналистов, фуршет. Впрочем, такой распорядок может моделироваться по усмотрению организаторов. К примеру, перед выступлением участников можно провести краткую обзорную экскурсию по предприятию для представителей СМИ.

До начала пресс-конференции желательно провести регистрацию участников, которая может служить хорошей базой для расчета эффективности проведенного мероприятия. Для этого фиксируют фамилию, имя, отчество пришедших журналистов, наименования изданий, которые они представляют, а также даты выхода информации в печать или на телевидении.

Пока идет регистрация участников, желательно еще раз проверить наличие всего, что планировалось для проведения пресс-конференции: баннера, достаточного количества информационных пакетов, табличек с именами и должностями, техники и т. д. Иногда бывает, что в суматохе что-то просто забывается в офисе, а от того, как пройдет подготовительный этап, зависит и проведение самой пресс-конференции. А закончить ее желательно неформальным общением (чаще всего фуршет), к которому, кстати, тоже нужно подготовиться предварительно.

Неформально о формальном

Важной частью пресс-конференции, ее завершающим этапом и стимулятором неформального общения является фуршет. Организация фуршета - тоже своего рода искусство. Бытует мнение, что чем богаче фуршет, тем лучше материалы о пресс-конференции. Но, во-первых, практически все редакторы жестко контролируют поступление материалов, носящих рекламный или полурекламный характер, а большинство материалов, сделанных после пресс-конференций, проводимых коммерческими структурами, именно такие.

Во-вторых, в большинстве случаев место под такого рода материалы отводится совсем немного либо же жестко ограничивается. Ну и самое главное, каким бы шикарным ни был фуршет, если информационный повод на самом деле таковым не является, то и писать особо не о чем. Тем не менее фуршет должен быть хорошо продуман (от того, как будут располагаться столы и что на них будет до того, где предположительно присутствующие смогут общаться). Выбирая помещение для фуршета, не забывайте, что основная его цель - все-таки общение участников с журналистами. Следовательно, места в помещении должно быть достаточно для того, чтобы собеседники могли спокойно общаться тет-а-тет, ведь из-за плохой диктофонной записи некоторые высказанные комментарии могут быть опубликованы в искаженном виде.

Это еще не конец

Пресс-конференция позади, можно облегченно вздохнуть, но расслабляться еще рано. В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) необходимо произвести рассылку материалов заинтересованным журналистам, которые не смогли присутствовать на мероприятии. Уместно будет и разместить пресс-релиз по итогам пресс-конференции в Интернете на собственном сайте (если таковой имеется) и на различных порталах в зависимости от информационного повода и поставленных задач. Таким образом задействуется дополнительный источник информации для общественности и для журналистов, не участвовавших в пресс-конференции.

Далее проводится пресс-клипинг: все вышедшие в СМИ материалы собираются и анализируются как для определения степени эффективности акции с последующим формированием планов на будущее, так и для отчетности. Рекомендуется также организовать заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции, сконцентрироваться на том, как максимально использовать полученный опыт для улучшения работы в будущем. Причем полученные уроки можно использовать для организации не только пресс-конференций, но и других представительских мероприятий.

Похожие новости:

Высокая корпоративная культура как ключевой фактор в конкурентной борьбе

Высокая корпоративная культура как ключевой фактор в конкурентной борьбе
В прошлом месяце состоялась Первая Всеукраинская Конференция "Высокая корпоративная культура как ключевой фактор в конкурентной борьбе"

Bank of America вернул государству 45 млрд. долл

Bank of America вернул государству 45 млрд. долл
Ведущий банк в США вернул государству средства, полученные ранее в рамках программы поддержки банковского сектора TARP. Об этом сообщили в пресс-службе Bank of America.

Российская сеть универсамов "ПАТЭРСОН" в этом году откроет в Киеве три супермаркет

Российская сеть универсамов
Российская сеть универсамов "ПАТЭРСОН" 29 января откроет в Киеве около ст. м. "Оболонь" первый в Украине супермаркет, сообщил председатель совета директоров сети Алексей Мауергауз на пресс-конференции в пятницу, 28 января.

ОАО "Азовмаш" большую часть заказов выполнит для России

ОАО
Мариупольское ОАО "Азовмаш" сформировало портфель заказов на 2005 год. Значительная часть заказов поступила из России. По большей части - это оборудование для конверторных цехов, портовые краны и грузовые вагоны. Об этом сообщил 1 февраля на пресс-конференции в Мариуполе президент ОАО Александр Савчук.

Швейцарские финансовые посредники борются с отмыванием денег

Швейцарские финансовые посредники борются с отмыванием денег
Согласно официальным данным, в Швейцарии количество уведомлений государственных органов об отмывании денег увеличилось на 50% по сравнению с прошлым годом. Причиной этому стало ужесточение требований к финансовым посредникам (бухгалтерам, управляющим, юристам) об обязательном информировании о подозрительных операциях.

Комментариев 1

Написал: Romanov 9 апреля 2009 02:01
Народ, подскажите, где на эту ему еще материала можно нарыть? А то у меня курсовая работа висиииит!!!!

Добавить комментарий!

Популярные новости
banner1
Опрос
Газета "Деловая неделя"

"Ким Чен Ун" может стать новым лидером Северной Кореи

Его фото никогда не публи­ковалось. О том, как он вы­глядит, можно судить толь­ко по рассказам очевидцев: молодой человек 25 лет, рост около 175 см, вес - око­ло 90 кг. Может носить фут­болку с изображением Мела Гибсона. Пристрастия - бас­кетбол и суши из живой (!) рыбы. Несмотря на молодой возраст, у него серьезные проблемы с высоким давле­нием и диабетом. Получил начальное образование за
Интересные новости >> Все статьи
Шотландия в клетку

Шотландия в клетку

Мужчины в юбках, таинственное озеро Лох-Несс, гудение волынки – это не все, что отличает шотландцев от других народностей
Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Да, вы не ошиблись, - это сноубординг – одна из самых захватывающих партий в экстремальном мире Вы, наверняка, не раз видели, хотя бы в кино, этих ребят. Они планируют по горам, разрезая пушистый снег досками и излучая адреналиновый восторг. А начиналось все, как не странно, с одной маленькой девчушки и ее заботливого отца Шермана Поппена.
Титаник: новые факты

Титаник: новые факты

Более 100 лет назад, столкнувшись с айсбергом, получил пробоину и затонул флагман британского флота, «корабль мечты» - «Титаник»… Его киль был заложен на верфях фирмы «Харленд энд Волфф» в Куинс-Айленде возле Белфаста 31 марта 1909 года. Над его постройкой трудились более трех тысяч человек. Для того времени «Титаник» был действительно выдающимся судном. Его длина составляла 259,83 м, ширина –
Логин
Пароль
Запомнить