Анализируя бизнес-результаты


С функционированием рабочих мест связано много факторов, которые можно измерить и проанализировать. Несмотря на это, лучшим практическим подходом является комплексный анализ группы основных факторов в контексте роли рабочего места.

ФАКТОРЫ

Существует большое количество различных моделей анализа. Однако, на наш взгляд, концентрация на двух факторах (эффективность и продуктивность) позволяет создать простой и удобный подход к анализу как затрат, так и выгод от использования того или иного типа организации рабочих мест.

Подразумевая под эффективностью уровень выполнения системой поставленных задач, а под продуктивностью - уровень выполнения поставленных задач при заданном количестве ресурсов (или количество необходимых ресурсов для выполнения той или иной задачи), продемонстрируем на конкретных примерах, к каким выводам может привести анализ рабочего места.

Еще раз отметим, что вне зависимости от сложности и комплексности системы измеряемых факторов разработку модели анализа конкретного рабочего пространства всегда следует начинать, исходя из миссии, ценностей и целей организации.

Очень важно понимать, что физическое пространство рабочего места может иметь большое влияние на результаты работы. Разрабатывая любые планы и отслеживая их выполнение, необходимо задать себе следующие вопросы. Чего мы хотим достичь? Как измерим наш успех или неудачу? Как собираемся выполнить задуманное? Как будем оценивать процесс выполнения? Как может помочь рабочее пространство? Как мы измерим его влияние?
Четырехфазовый подход поможет достичь желаемого результата, при котором система анализа собирала бы значимые данные и выдавала бы значимую информацию, а также обеспечить включение в анализ результатов как с точки зрения затрат и выгод.

1. Планирование

Сформулировать миссию, цели и ценности организации.
Определить соответствующие элементы выполнения стратегии.
Утвердить цели для конкретного подразделения, которое будет занимать определенное рабочее пространство.
Обозначить задачи, которые должно выполнять данное рабочее пространство.

2. Разработка

Разработать дизайн рабочего пространства.
Определить команду, которая периодически будет заниматься его анализом.
Разработать цели и критерии анализа и ознакомить с ними сотрудников.
Проанализировать мнение сотрудников; откорректировать цели и критерии в случае необходимости.

3. Выполнение

Назначить ответственных за анализ и документирование результатов.
Распространить результаты анализа.

4. Анализ результатов

Проанализировать результаты в целях достижения необходимого прогресса в работе.
Оценить изменения/улучшения организации рабочего пространства и систему анализа.

ПРИМЕРЫ

Корпорация Steelcase Inc., входящая в Fortune 500, имеющая более 20 000 сотрудников и около 800 дилеров в 178 странах мира, работает с большим количеством разных компаний с целью создания таких рабочих пространств, которые бы помогали достигать поставленных целей развития бизнеса. В Украине эту миссию выполняет компания Office Solutions - официальный и эксклюзивный дилер корпорации Steelcase Inc. в Украине, имеющий в своем активе более 140 клиентов и около 400 реализованных проектов различной величины и степени сложности за пять лет работы в Украине.
Данные примеры взяты из реального опыта работы клиентов Steelcase и Office Solutions. Можно отметить две основные цели, которые преследуют наши клиенты.

1. Улучшение взаимодействия сотрудников и повышение гибкости рабочего места.

В компании, работающей в области, связанной с электроникой и high-tech продуктами, организация рабочего пространства была основана на иерархии статусов и рангов сотрудников. После того как компания произвела реинжиниринг бизнес-процессов и перешла к более гибкой системе организации с использованием командного подхода к выполнению проектов, дизайн рабочих мест стал сдерживать развитие компании. Члены одной команды находились на разных этажах, комнаты переговоров были недоступны по первому требованию и в короткий срок (их необходимо было бронировать), перемещение одного человека со всеми вытекающими реорганизационными моментами занимало несколько недель.

Когда компания провела реорганизацию рабочих мест с помощью know how Steelcase Inс., члены одной команды были размещены рядом друг с другом для стимулирования неформального общения. Пространство для встреч было интегрировано в командные рабочие места с целью способствовать взаимодействию между сотрудниками - членами команды. Свободно стоящие рабочие места (freestanding desks) с использованием панелей сократили время, необходимое для перемещения персонала, с нескольких недель до 12 часов. Возможности проводки кабеля внутри панелей и рабочих станции (lay-in cable managment) существенно снизили необходимость внесения изменений в организацию офисных сетей при осуществлении нововведений.
Проведенный после реорганизации анализ показал, что параметры цикла разработки новых продуктов в новой рабочей среде значительно улучшились. Административные менеджеры задокументировали, что годовые затраты на перемещение сотрудников, дополнительную покупку мебели и реконфигурацию при новом дизайне рабочих мест уменьшились на 72%.

Расчеты показали, что начальные затраты на новый дизайн будут возвращены в течение максимум пяти лет только за счет этой экономии. Увеличение доходов от продаж и доли рынка благодаря повышению скорости и качеству работы следует также отнести к результатам улучшения рабочего пространства и конфигурации рабочих мест.

Достигнутые бизнес-цели

Увеличение доли рынка
Ускорение процесса разработки продукта
Сокращение операционных расходов на реконфигурации

Использованные методы достижения целей

Переход на командный метод работы с самоуправлением команд
Обеспечение гибкости рабочих мест для поддержки процесса постоянных изменений
в составе рабочих команд

Задачи рабочего пространства

Улучшение частоты и качества взаимодействия между сотрудниками команды по разработке новых продуктов
Возможность перемещения людей и оборудования без перемещения мебели, сетей и проводов

Критерии измерения эффективности рабочих мест

Цикл разработки продукта до и после внедрения изменений в рабочее пространство
Вклад новых продуктов в расширение доли рынка и повышение продаж

Критерии измерения продуктивности рабочих мест

Время, затрачиваемое на изменения, дополнения и перемещения рабочих мест
Расходы, связанные с перемещениями, дополнениями и изменениями рабочих мест

2. Обеспечение безопасности здоровья сотрудников (т.е. обеспечение эргономичности рабочего места) и минимизация затрат на одно рабочее место.
У быстро растущей компании, занимающейся продажей книг и компакт-дисков, не хватало площадей для работников кол-центра (саll-сеntrе). Главным приоритетом при создании нового центра была задача удержания этих ценных и обученных сотрудников. После скрупулезного поиска нового помещения на рынке недвижимости и глубокого финансового анализа компания приняла решение реконструировать старый склад для создания кол-центра.
Полномасштабная реконструкция включала в себя комбинацию инвестиций в капитальное строительство и в реализацию интерьерных решений. Благодаря использованию криволинейного метода организации рабочего пространства и специальных регулируемых конфигураций рабочих мест удалось расположить большее количество сотрудников на меньшей площади. При этом за счет улучшения эргономики рабочих мест, повышения качества воздуха внутри помещения, установки системы контроля температуры и обеспечения достаточного количества дневного света удалось существенно улучшить коэффициент "удержания" сотрудников (показатель текучести кадров).

Административный менеджер провел и задокументировал измерения следующих факторов до и после внедрения новой системы организации рабочего пространства: качество воздуха в помещении, температура, дневной свет, количество квадратных метров на одного сотрудника, объем звонков в час, время на выполнение одной транзакции сотрудником центра. Кроме того, финансовый директор посчитал денежную экономию от реализации концепции организации рабочего пространства, построенную на использовании открытого рабочего пространства, специального расположения и конфигурации рабочих мест.

В результате было установлено, что улучшились экологические и эргономические параметры рабочей среды, показатель текучести кадров (что привело к снижению затрат на подбор и обучение персонала и улучшению качества обслуживания клиентов), а также сэкономлено более миллиона долларов на строительстве и налоговых выгодах, поскольку инвестиции в капитальное строительство имеют гораздо более длительный срок амортизации, чем инвестиции в интерьерные решения и закупку мебели.

Достигнутые бизнес-цели

Повышение качества обслуживания клиентов
Повышение доходов от продаж
Сокращение операционных расходов

Использованные методы достижения целей

Удержание обученных и ценных сотрудников
Обеспечение и управление ростом компании при минимальных затратах на недвижимость
Уменьшение срока амортизации инвестиций
Снижение компенсаций по состоянию здоровья (включая оплачиваемые дни отсутствия по состоянию здоровья)

Задачи рабочего пространства

Создание необходимой рабочей атмосферы на существующих площадях путем реконструкции склада в офисное помещение
Размещение большего количества сотрудников в расчете на один квадратный метр по сравнению с предыдущим о офисом
Обеспечение модульности и регулируемости рабочих мест и пространства
Минимизация стрессов, психологических травм и физического недомогания от рутинной напряженной работы

Критерии измерения эффективности рабочих мест

Текучесть кадров или коэффициент "удержания" ценных сотрудников
Количество пропусков работы по состоянию здоровья, жалобы на боль в глазах и спине

Критерии измерения продуктивности рабочих мест

Количество работников на один квадратный метр
Расходы на один квадратный метр
Налоговые выгоды от инвестиций в рабочую среду по сравнению с инвестициями в капитальное строительство.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть, что исторически бизнес, желая оценить возможное влияние на результаты работы компании тех или иных изменений или нововведений, концентрировался на измерении и анализе только таких показателей, как доходы от продаж, доля рынка, операционные расходы, выполнение бюджета и др. Большинство украинских предприятий, к сожалению, пока находятся на стадии такого анализа.

В то же время компании-лидеры современного бизнеса осознают, что организация, дизайн и функциональность рабочих мест существенно влияют на результаты работы. Рабочее место оказывает воздействие на людей, процессы и технологии. Анализируя роль рабочего пространства, очень важно учитывать ряд факторов и уделять должное внимание как затратам, так и выгодам, связанным с каждым из них. Гармоничная интеграция технологий, процессов, людей и рабочих мест в целях достижения желаемых результатов бизнеса - задача любой компании. Наша миссия - помогать решать такие задачи.

Похожие новости:

Высокая корпоративная культура как ключевой фактор в конкурентной борьбе

Высокая корпоративная культура как ключевой фактор в конкурентной борьбе
В прошлом месяце состоялась Первая Всеукраинская Конференция "Высокая корпоративная культура как ключевой фактор в конкурентной борьбе"

Оценка эффективности документооборота

Оценка эффективности документооборота
Внедрение современных информационных технологий - дело дорогостоящее. О необходимости анализа экономической эффективности, определения и целесообразности прямых выгод от внедрения и эксплуатации автоматизированных систем (АС) задумывается каждый руководитель.

В Microsoft грядут сокращения

В Microsoft грядут сокращения
Компания официально сообщила о сокращении 5-ти тысяч рабочих мест, что составляет чуть более 5% от всего штата Microsoft в мире. Увольнения должны пройти в течение полутора лет, но 1400 человек останутся без работы уже в ближайшее время. Напомним, накануне калифорнийская компания отчиталась за четвертый квартал прошлого года.

Прогрессивное мышление как дополнительная услуга

Прогрессивное мышление как дополнительная услуга
Внутренняя планировка офиса, взаимное расположение отделов и служб, вспомогательных помещений и зон релаксации оказывает прямое влияние на производительность труда служащих и представляется делом индивидуальным, зависящим от специфики работы компании. Во многих странах подобные предпроектные исследования расположения внутренних помещений, равно как и мониторинг работы в новых офисах, заказывают

Дизайн "свободного стиля"

Дизайн
В настоящее время дизайнеры офисной мебели на первое место ставят разработку максимально удобных моделей для отдельных категорий рабочих и служащих. Эргономические особенности мебели - например, для отдела продаж и для службы поддержки потребителей - сильно разнятся. И в то же время в Украине сохранилась тенденция разных стилевых решений для рядового персонала и для руководства компании.

Комментариев пока еще нет. Вы можете стать первым!

Добавить комментарий!

Популярные новости
banner1
Опрос
Газета "Деловая неделя"

"Ким Чен Ун" может стать новым лидером Северной Кореи

Его фото никогда не публи­ковалось. О том, как он вы­глядит, можно судить толь­ко по рассказам очевидцев: молодой человек 25 лет, рост около 175 см, вес - око­ло 90 кг. Может носить фут­болку с изображением Мела Гибсона. Пристрастия - бас­кетбол и суши из живой (!) рыбы. Несмотря на молодой возраст, у него серьезные проблемы с высоким давле­нием и диабетом. Получил начальное образование за
Интересные новости >> Все статьи
Шотландия в клетку

Шотландия в клетку

Мужчины в юбках, таинственное озеро Лох-Несс, гудение волынки – это не все, что отличает шотландцев от других народностей
Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Да, вы не ошиблись, - это сноубординг – одна из самых захватывающих партий в экстремальном мире Вы, наверняка, не раз видели, хотя бы в кино, этих ребят. Они планируют по горам, разрезая пушистый снег досками и излучая адреналиновый восторг. А начиналось все, как не странно, с одной маленькой девчушки и ее заботливого отца Шермана Поппена.
Титаник: новые факты

Титаник: новые факты

Более 100 лет назад, столкнувшись с айсбергом, получил пробоину и затонул флагман британского флота, «корабль мечты» - «Титаник»… Его киль был заложен на верфях фирмы «Харленд энд Волфф» в Куинс-Айленде возле Белфаста 31 марта 1909 года. Над его постройкой трудились более трех тысяч человек. Для того времени «Титаник» был действительно выдающимся судном. Его длина составляла 259,83 м, ширина –
Логин
Пароль
Запомнить