» » Факсы - корпоративные, групповые, персональные

Факсы - корпоративные, групповые, персональные


Факсографический этюд

Моделей факсимильных аппаратов - обилие, но все их можно разделить на три группы: факсы персональные, групповые и корпоративные.

Да-да, названия групп - условные. Так, понятие "корпоративный факс" обозначает главный факс на предприятии, которое, в свою очередь, может состоять из десяти сотрудников или нескольких тысяч служащих. За основу классификации взяты не размеры предприятий, а функциональное назначение факсов и объемы возлагаемой на них работы.

Ни у кого из мечтающих о собственном автомобиле даже мысли не появится о покупке автобуса: так и при выборе факса - сначала, в соответствии со сформированными к нему требованиями, определяют его класс, а после приступают к подбору конкретной модели.

К группе корпоративных факсов относят факсимильные аппараты, могущие выполнять круглосуточную, а то и чуть ли не беспрерывную работу. Хотя они и ориентированы, в среднем, на прием за сутки около 500 листов, но для них не проблема и тысяча-другая. А если вдруг закончилась бумага, то факс спокойно примет сотню-другую документов в свою внутреннюю память. Среди аппаратов данного класса вы уже не встретите моделей с рулонами термобумаги, все они используют простую бумагу, а блок печати создан на основе лазерной или светодиодной технологий.

В памяти таких факсов хранятся сотни телефонов и групп, по которым возможна автоматическая отправка документов, а встроенные функции позволяют нажатием одной кнопки производить отправку документа сразу же нескольким адресатам. Имея такой факс, ни вы, ни ваш секретарь не занимаетесь монотонным набором номеров и дежурством у трубки. Документ, подготовленный к отправке, сканируется за считанные секунды, указывается номер факса для пересылки, и вы продолжаете заниматься своей работой. В конце дня вам остается лишь просмотреть статистику отправок, и если факс не передан или передан с ошибками, повторить его передачу. Но и в этом не всегда есть необходимость - корпоративные факсы имеют функцию автоматического повтора, в процессе которой аппарат сам контролирует успешность передачи документа и повторяет его отправку заданное количество раз с определенным интервалом.

Во многих компаниях существуют стандартные рассылки: например, - филиалам, партнерам, средствам массовой информации и т.д. В этих-то случаях и можно задействовать групповую отправку. Вам не надо заниматься рассылкой факсов во все пять-десять или более адресатов - все это производится автоматически - нажатием одной-трех кнопок. Факсимильный аппарат самостоятельно производит набор, контроль и, если необходимо, повтор отправок по всем номерам, хранящимся в ячейке памяти конкретной группы.

Корпоративный факс можно подключить к компьютерной сети, что еще больше расширяет их возможности. После такого включения факсы можно отправлять прямо с рабочего места из программ настольного ПК, минуя процесс распечатки. Секретарь и иные сотрудники, чьи рабочие места находятся в непосредственной близости от такого факса, могут также использовать его как сетевой принтер. Опять же, такое подключение делает практически безграничным объем документов, принимаемых без распечатки в память (на диск ПК факс-сервера).

Групповые факсы - не столь производительные, хотя по функциональности они и не уступают корпоративным. Основное отличие факсов данной группы - в ориентированности на небольшие объемы работы. А посему у них несколько меньший объем памяти (как для приема документов, так и для хранения телефонных номеров наиболее часто набираемых факсов); емкость лотков для бумаги, как правило, ограничена несколькими сотнями листов, и установка дополнительных лотков не предполагается. В некоторых моделях данной группы предусмотрена возможность подключения к компьютерным сетям, но эту услугу нельзя назвать обязательной.

Групповые факсы предназначены для использования в отделах и самостоятельных подразделениях корпораций. Они более доступны по цене и часто выполняют функции основного факса в филиалах крупных фирм или в небольших компаниях.

В стройных рядах этой группы присутствуют и "старшие" модели многофункциональных аппаратов (МФА).

Выбор конкретной модели определяется размерами организации или отдела и способом эксплуатации факса.

Факс можно установить у секретаря, - тогда основная работа по отправке, приему и сортировке корреспонденции ляжет на его (или ее) плечи. В этом случае, как правило, устанавливают страничный МФА, что способствует некоторой разгрузке секретаря. Опять же, такой факс может служить альтернативным сетевым принтером для секретаря и рядом сидящих сотрудников.

Если же групповой ("корпоративный") факс устанавливается в центре зала или в общем коридоре, то здесь используются модели с печатью на простой бумаге. Но и в этом случае рекомендуется наличие у такой модели компьютерного разъема.

До этого момента мы говорили о факсах, подключаемых к отдельной линии телефонного номера. Такие линии являются выделенными факсовыми и не используются для телефонных переговоров. Многие групповые и корпоративные факсы в стандартной поставке даже не имеют телефонной трубки (она продается отдельно).

В одной (даже небольшой) компании может быть несколько факсовых линий (как правило, даже при высоких нагрузках достаточно двух-трех), но даже в этом случае специфика компании может обусловливать использование персональных факсов.


Персональные факсы являются "личным оружием" менеджеров отделов продаж, маркетинга, рекламы и т.д. Основное назначение аппаратов данной группы - оперативный прием и отправка срочных документов. Повседневная факсимильная корреспонденция может приходить и на корпоративный факс. Если же во время телефонного разговора возникает необходимость в обмене факсимильными документами, то ее наиболее удобно реализовывать на персональном аппарате.

Персональные факсы можно разбить на три условные подгруппы:

домашние,
офисные,
профессиональные.

В домашних моделях персональных факсов используется либо термобумага, либо чернильная технология печати; первые - снабжены наиболее простым набором из пяти-семи основных функций приема и отправки документов. Возможности набора нажатием одной кнопки ограничены десятком-другим номеров. Некоторые модели имеют встроенный цифровой автоответчик. Его наличие рекомендуется при использовании линии как в телефонном, так и в факсовом режиме - например, при организации домашнего офиса. Тогда в моменты отсутствия владельца аппарата голосовой ответ автоответчика будет более доброжелательным, чем писклявый сигнал факса.

Преимущество чернильных моделей факсов заключается в использовании стандартных листов бумаги, в возможности приема документов без бумаги и (до появления новых моделей термофаксов) в большем наборе функций (например, более емкой памяти встроенного телефонного справочника). Так, факсимильный аппарат на простой бумаге Canon FAX-B150 снабжен возможностями групповой отправки факса, а также может документировать статистику приема-передачи документов.

Офисные модели персональных термофаксов имеют резак для термобумаги, большой набор функций и т.п. Такой факс при наличии выделенного аппарата может выполнять роль вспомогательного - например, способен принимать срочные документы при занятости основного.

Профессиональная подгруппа персональных факсов состоит исключительно из моделей МФА, подключаемых к персональному компьютеру. Модели МФА данной группы могут использовать как лазерную или светодиодную технологии, так и технологии термопереноса или чернильную. В последнее время появились цветные чернильные факсы.

Естественно, что использование МФА оправдано при наличии дома или в офисе персональных компьютеров. Опять же, при небольших объемах факсимильной корреспонденции такой аппарат можно подгружать эпизодическими задачами печати или сканирования, не давая "застаиваться" механизму печати.

В небольших организациях с малыми объемами документооборота персональные факсы часто используются в качестве "корпоративного".

Новое в факсимильной технике - использование цветных печатающих механизмов на основе чернильной технологии - например, Canon MultiPass C50 или HP 9100C Digital Sender. Особенностью последнего также является возможность передачи документов на электронный адрес в Internet. Таким образом, в ближайшее время отличительной особенностью новых факс-аппаратов будет передача цветных документов и отправка факсов по электронному адресу.

Похожие новости:

Конвергенция?

Конвергенция?
Сегодня слово "мода" можно употреблять и применительно к офису. Например, в моду входит конвергенция данных с голосом, а использование обыкновенных учрежденческих АТС, наоборот, из моды выходит. Теперь корпорациям и компаниям подавай системы обработки сообщений, объединяющие эти АТС с компьютерами в единое целое.

Печатая, - копируйте!

Печатая, - копируйте!
Многим ли из нас нужен персональный копир? Учитывая их стоимость, лучше пользоваться принтером, а копии делать на большом копире. Увы, по "Закону Мэрфи" необходимость в копии возникает как раз в те моменты, когда перемещение к центральному копиру удобным никак не является. И далее - все по тому же закону: человек, наиболее часто нуждающийся в услугах копирования, оказывается на максимальном

Мини АТС у вас в офисе

Мини АТС у вас в офисе
Простейший вариант - прямое подключение офисной АТС к городским линиям (это и основной вариант подключения мини-АТС). Следующий вариант - приобретение учрежденческой АТС. В этом случае соединение обеспечивает межстанционные соединительные линии, к тому же (при соответствующем желании местных телефонных узлов) можно получать прямую городскую нумерацию? то есть из трехсот внутренних абонентов около

Будем копировать?

Будем копировать?
Начало года - событие едва ли не эзотерическое, его можно привязать к чему угодно: будь то астрологический календарь или финансовый отчет перед вкладчиками. Началом года на украинском рынке офисных и информационных технологий можно считать выставку EnterEX, традиционно проводимую компанией "Евроиндекс" в середине февраля.

Как эффективно "переводить" бумагу (сетевая печать в офисе)

Как эффективно
Даже в случае внедрения на предприятии безбумажного документооборота для работы с клиентами и партнерами все равно используются и бумажные документы, а их, понятное дело, надо отпечатать.

Комментариев пока еще нет. Вы можете стать первым!

Добавить комментарий!

Популярные новости
banner1
Опрос
Газета "Деловая неделя"

"Ким Чен Ун" может стать новым лидером Северной Кореи

Его фото никогда не публи­ковалось. О том, как он вы­глядит, можно судить толь­ко по рассказам очевидцев: молодой человек 25 лет, рост около 175 см, вес - око­ло 90 кг. Может носить фут­болку с изображением Мела Гибсона. Пристрастия - бас­кетбол и суши из живой (!) рыбы. Несмотря на молодой возраст, у него серьезные проблемы с высоким давле­нием и диабетом. Получил начальное образование за
Интересные новости >> Все статьи
Шотландия в клетку

Шотландия в клетку

Мужчины в юбках, таинственное озеро Лох-Несс, гудение волынки – это не все, что отличает шотландцев от других народностей
Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Да, вы не ошиблись, - это сноубординг – одна из самых захватывающих партий в экстремальном мире Вы, наверняка, не раз видели, хотя бы в кино, этих ребят. Они планируют по горам, разрезая пушистый снег досками и излучая адреналиновый восторг. А начиналось все, как не странно, с одной маленькой девчушки и ее заботливого отца Шермана Поппена.
Титаник: новые факты

Титаник: новые факты

Более 100 лет назад, столкнувшись с айсбергом, получил пробоину и затонул флагман британского флота, «корабль мечты» - «Титаник»… Его киль был заложен на верфях фирмы «Харленд энд Волфф» в Куинс-Айленде возле Белфаста 31 марта 1909 года. Над его постройкой трудились более трех тысяч человек. Для того времени «Титаник» был действительно выдающимся судном. Его длина составляла 259,83 м, ширина –
Логин
Пароль
Запомнить