Факсы - корпоративные, групповые, персональные

Факсографический этюд

Моделей факсимильных аппаратов - обилие, но все их можно разделить на три группы: факсы персональные, групповые и корпоративные.

Да-да, названия групп - условные. Так, понятие "корпоративный факс" обозначает главный факс на предприятии, которое, в свою очередь, может состоять из десяти сотрудников или нескольких тысяч служащих. За основу классификации взяты не размеры предприятий, а функциональное назначение факсов и объемы возлагаемой на них работы.

Ни у кого из мечтающих о собственном автомобиле даже мысли не появится о покупке автобуса: так и при выборе факса - сначала, в соответствии со сформированными к нему требованиями, определяют его класс, а после приступают к подбору конкретной модели.

К группе корпоративных факсов относят факсимильные аппараты, могущие выполнять круглосуточную, а то и чуть ли не беспрерывную работу. Хотя они и ориентированы, в среднем, на прием за сутки около 500 листов, но для них не проблема и тысяча-другая. А если вдруг закончилась бумага, то факс спокойно примет сотню-другую документов в свою внутреннюю память. Среди аппаратов данного класса вы уже не встретите моделей с рулонами термобумаги, все они используют простую бумагу, а блок печати создан на основе лазерной или светодиодной технологий.

В памяти таких факсов хранятся сотни телефонов и групп, по которым возможна автоматическая отправка документов, а встроенные функции позволяют нажатием одной кнопки производить отправку документа сразу же нескольким адресатам. Имея такой факс, ни вы, ни ваш секретарь не занимаетесь монотонным набором номеров и дежурством у трубки. Документ, подготовленный к отправке, сканируется за считанные секунды, указывается номер факса для пересылки, и вы продолжаете заниматься своей работой. В конце дня вам остается лишь просмотреть статистику отправок, и если факс не передан или передан с ошибками, повторить его передачу. Но и в этом не всегда есть необходимость - корпоративные факсы имеют функцию автоматического повтора, в процессе которой аппарат сам контролирует успешность передачи документа и повторяет его отправку заданное количество раз с определенным интервалом.

Во многих компаниях существуют стандартные рассылки: например, - филиалам, партнерам, средствам массовой информации и т.д. В этих-то случаях и можно задействовать групповую отправку. Вам не надо заниматься рассылкой факсов во все пять-десять или более адресатов - все это производится автоматически - нажатием одной-трех кнопок. Факсимильный аппарат самостоятельно производит набор, контроль и, если необходимо, повтор отправок по всем номерам, хранящимся в ячейке памяти конкретной группы.

Корпоративный факс можно подключить к компьютерной сети, что еще больше расширяет их возможности. После такого включения факсы можно отправлять прямо с рабочего места из программ настольного ПК, минуя процесс распечатки. Секретарь и иные сотрудники, чьи рабочие места находятся в непосредственной близости от такого факса, могут также использовать его как сетевой принтер. Опять же, такое подключение делает практически безграничным объем документов, принимаемых без распечатки в память (на диск ПК факс-сервера).

Групповые факсы - не столь производительные, хотя по функциональности они и не уступают корпоративным. Основное отличие факсов данной группы - в ориентированности на небольшие объемы работы. А посему у них несколько меньший объем памяти (как для приема документов, так и для хранения телефонных номеров наиболее часто набираемых факсов); емкость лотков для бумаги, как правило, ограничена несколькими сотнями листов, и установка дополнительных лотков не предполагается. В некоторых моделях данной группы предусмотрена возможность подключения к компьютерным сетям, но эту услугу нельзя назвать обязательной.

Групповые факсы предназначены для использования в отделах и самостоятельных подразделениях корпораций. Они более доступны по цене и часто выполняют функции основного факса в филиалах крупных фирм или в небольших компаниях.

В стройных рядах этой группы присутствуют и "старшие" модели многофункциональных аппаратов (МФА).

Выбор конкретной модели определяется размерами организации или отдела и способом эксплуатации факса.

Факс можно установить у секретаря, - тогда основная работа по отправке, приему и сортировке корреспонденции ляжет на его (или ее) плечи. В этом случае, как правило, устанавливают страничный МФА, что способствует некоторой разгрузке секретаря. Опять же, такой факс может служить альтернативным сетевым принтером для секретаря и рядом сидящих сотрудников.

Если же групповой ("корпоративный") факс устанавливается в центре зала или в общем коридоре, то здесь используются модели с печатью на простой бумаге. Но и в этом случае рекомендуется наличие у такой модели компьютерного разъема.

До этого момента мы говорили о факсах, подключаемых к отдельной линии телефонного номера. Такие линии являются выделенными факсовыми и не используются для телефонных переговоров. Многие групповые и корпоративные факсы в стандартной поставке даже не имеют телефонной трубки (она продается отдельно).

В одной (даже небольшой) компании может быть несколько факсовых линий (как правило, даже при высоких нагрузках достаточно двух-трех), но даже в этом случае специфика компании может обусловливать использование персональных факсов.


Персональные факсы являются "личным оружием" менеджеров отделов продаж, маркетинга, рекламы и т.д. Основное назначение аппаратов данной группы - оперативный прием и отправка срочных документов. Повседневная факсимильная корреспонденция может приходить и на корпоративный факс. Если же во время телефонного разговора возникает необходимость в обмене факсимильными документами, то ее наиболее удобно реализовывать на персональном аппарате.

Персональные факсы можно разбить на три условные подгруппы:

домашние,
офисные,
профессиональные.

В домашних моделях персональных факсов используется либо термобумага, либо чернильная технология печати; первые - снабжены наиболее простым набором из пяти-семи основных функций приема и отправки документов. Возможности набора нажатием одной кнопки ограничены десятком-другим номеров. Некоторые модели имеют встроенный цифровой автоответчик. Его наличие рекомендуется при использовании линии как в телефонном, так и в факсовом режиме - например, при организации домашнего офиса. Тогда в моменты отсутствия владельца аппарата голосовой ответ автоответчика будет более доброжелательным, чем писклявый сигнал факса.

Преимущество чернильных моделей факсов заключается в использовании стандартных листов бумаги, в возможности приема документов без бумаги и (до появления новых моделей термофаксов) в большем наборе функций (например, более емкой памяти встроенного телефонного справочника). Так, факсимильный аппарат на простой бумаге Canon FAX-B150 снабжен возможностями групповой отправки факса, а также может документировать статистику приема-передачи документов.

Офисные модели персональных термофаксов имеют резак для термобумаги, большой набор функций и т.п. Такой факс при наличии выделенного аппарата может выполнять роль вспомогательного - например, способен принимать срочные документы при занятости основного.

Профессиональная подгруппа персональных факсов состоит исключительно из моделей МФА, подключаемых к персональному компьютеру. Модели МФА данной группы могут использовать как лазерную или светодиодную технологии, так и технологии термопереноса или чернильную. В последнее время появились цветные чернильные факсы.

Естественно, что использование МФА оправдано при наличии дома или в офисе персональных компьютеров. Опять же, при небольших объемах факсимильной корреспонденции такой аппарат можно подгружать эпизодическими задачами печати или сканирования, не давая "застаиваться" механизму печати.

В небольших организациях с малыми объемами документооборота персональные факсы часто используются в качестве "корпоративного".

Новое в факсимильной технике - использование цветных печатающих механизмов на основе чернильной технологии - например, Canon MultiPass C50 или HP 9100C Digital Sender. Особенностью последнего также является возможность передачи документов на электронный адрес в Internet. Таким образом, в ближайшее время отличительной особенностью новых факс-аппаратов будет передача цветных документов и отправка факсов по электронному адресу.