Украинская еженедельная газета финансовых новостей » Анализ и комментарии » Факсы - корпоративные, групповые, персональные
Факсы - корпоративные, групповые, персональные
Моделей факсимильных аппаратов - обилие, но все их можно разделить на три группы: факсы персональные, групповые и корпоративные.
Да-да, названия групп - условные. Так, понятие "корпоративный факс" обозначает главный факс на предприятии, которое, в свою очередь, может состоять из десяти сотрудников или нескольких тысяч служащих. За основу классификации взяты не размеры предприятий, а функциональное назначение факсов и объемы возлагаемой на них работы.
Ни у кого из мечтающих о собственном автомобиле даже мысли не появится о покупке автобуса: так и при выборе факса - сначала, в соответствии со сформированными к нему требованиями, определяют его класс, а после приступают к подбору конкретной модели.
К группе корпоративных факсов относят факсимильные аппараты, могущие выполнять круглосуточную, а то и чуть ли не беспрерывную работу. Хотя они и ориентированы, в среднем, на прием за сутки около 500 листов, но для них не проблема и тысяча-другая. А если вдруг закончилась бумага, то факс спокойно примет сотню-другую документов в свою внутреннюю память. Среди аппаратов данного класса вы уже не встретите моделей с рулонами термобумаги, все они используют простую бумагу, а блок печати создан на основе лазерной или светодиодной технологий.
В памяти таких факсов хранятся сотни телефонов и групп, по которым возможна автоматическая отправка документов, а встроенные функции позволяют нажатием одной кнопки производить отправку документа сразу же нескольким адресатам. Имея такой факс, ни вы, ни ваш секретарь не занимаетесь монотонным набором номеров и дежурством у трубки. Документ, подготовленный к отправке, сканируется за считанные секунды, указывается номер факса для пересылки, и вы продолжаете заниматься своей работой. В конце дня вам остается лишь просмотреть статистику отправок, и если факс не передан или передан с ошибками, повторить его передачу. Но и в этом не всегда есть необходимость - корпоративные факсы имеют функцию автоматического повтора, в процессе которой аппарат сам контролирует успешность передачи документа и повторяет его отправку заданное количество раз с определенным интервалом.
Во многих компаниях существуют стандартные рассылки: например, - филиалам, партнерам, средствам массовой информации и т.д. В этих-то случаях и можно задействовать групповую отправку. Вам не надо заниматься рассылкой факсов во все пять-десять или более адресатов - все это производится автоматически - нажатием одной-трех кнопок. Факсимильный аппарат самостоятельно производит набор, контроль и, если необходимо, повтор отправок по всем номерам, хранящимся в ячейке памяти конкретной группы.
Корпоративный факс можно подключить к компьютерной сети, что еще больше расширяет их возможности. После такого включения факсы можно отправлять прямо с рабочего места из программ настольного ПК, минуя процесс распечатки. Секретарь и иные сотрудники, чьи рабочие места находятся в непосредственной близости от такого факса, могут также использовать его как сетевой принтер. Опять же, такое подключение делает практически безграничным объем документов, принимаемых без распечатки в память (на диск ПК факс-сервера).
Групповые факсы - не столь производительные, хотя по функциональности они и не уступают корпоративным. Основное отличие факсов данной группы - в ориентированности на небольшие объемы работы. А посему у них несколько меньший объем памяти (как для приема документов, так и для хранения телефонных номеров наиболее часто набираемых факсов); емкость лотков для бумаги, как правило, ограничена несколькими сотнями листов, и установка дополнительных лотков не предполагается. В некоторых моделях данной группы предусмотрена возможность подключения к компьютерным сетям, но эту услугу нельзя назвать обязательной.
Групповые факсы предназначены для использования в отделах и самостоятельных подразделениях корпораций. Они более доступны по цене и часто выполняют функции основного факса в филиалах крупных фирм или в небольших компаниях.
В стройных рядах этой группы присутствуют и "старшие" модели многофункциональных аппаратов (МФА).
Выбор конкретной модели определяется размерами организации или отдела и способом эксплуатации факса.
Факс можно установить у секретаря, - тогда основная работа по отправке, приему и сортировке корреспонденции ляжет на его (или ее) плечи. В этом случае, как правило, устанавливают страничный МФА, что способствует некоторой разгрузке секретаря. Опять же, такой факс может служить альтернативным сетевым принтером для секретаря и рядом сидящих сотрудников.
Если же групповой ("корпоративный") факс устанавливается в центре зала или в общем коридоре, то здесь используются модели с печатью на простой бумаге. Но и в этом случае рекомендуется наличие у такой модели компьютерного разъема.
До этого момента мы говорили о факсах, подключаемых к отдельной линии телефонного номера. Такие линии являются выделенными факсовыми и не используются для телефонных переговоров. Многие групповые и корпоративные факсы в стандартной поставке даже не имеют телефонной трубки (она продается отдельно).
В одной (даже небольшой) компании может быть несколько факсовых линий (как правило, даже при высоких нагрузках достаточно двух-трех), но даже в этом случае специфика компании может обусловливать использование персональных факсов.
Персональные факсы являются "личным оружием" менеджеров отделов продаж, маркетинга, рекламы и т.д. Основное назначение аппаратов данной группы - оперативный прием и отправка срочных документов. Повседневная факсимильная корреспонденция может приходить и на корпоративный факс. Если же во время телефонного разговора возникает необходимость в обмене факсимильными документами, то ее наиболее удобно реализовывать на персональном аппарате.
Персональные факсы можно разбить на три условные подгруппы:
домашние,
офисные,
профессиональные.
В домашних моделях персональных факсов используется либо термобумага, либо чернильная технология печати; первые - снабжены наиболее простым набором из пяти-семи основных функций приема и отправки документов. Возможности набора нажатием одной кнопки ограничены десятком-другим номеров. Некоторые модели имеют встроенный цифровой автоответчик. Его наличие рекомендуется при использовании линии как в телефонном, так и в факсовом режиме - например, при организации домашнего офиса. Тогда в моменты отсутствия владельца аппарата голосовой ответ автоответчика будет более доброжелательным, чем писклявый сигнал факса.
Преимущество чернильных моделей факсов заключается в использовании стандартных листов бумаги, в возможности приема документов без бумаги и (до появления новых моделей термофаксов) в большем наборе функций (например, более емкой памяти встроенного телефонного справочника). Так, факсимильный аппарат на простой бумаге Canon FAX-B150 снабжен возможностями групповой отправки факса, а также может документировать статистику приема-передачи документов.
Офисные модели персональных термофаксов имеют резак для термобумаги, большой набор функций и т.п. Такой факс при наличии выделенного аппарата может выполнять роль вспомогательного - например, способен принимать срочные документы при занятости основного.
Профессиональная подгруппа персональных факсов состоит исключительно из моделей МФА, подключаемых к персональному компьютеру. Модели МФА данной группы могут использовать как лазерную или светодиодную технологии, так и технологии термопереноса или чернильную. В последнее время появились цветные чернильные факсы.
Естественно, что использование МФА оправдано при наличии дома или в офисе персональных компьютеров. Опять же, при небольших объемах факсимильной корреспонденции такой аппарат можно подгружать эпизодическими задачами печати или сканирования, не давая "застаиваться" механизму печати.
В небольших организациях с малыми объемами документооборота персональные факсы часто используются в качестве "корпоративного".
Новое в факсимильной технике - использование цветных печатающих механизмов на основе чернильной технологии - например, Canon MultiPass C50 или HP 9100C Digital Sender. Особенностью последнего также является возможность передачи документов на электронный адрес в Internet. Таким образом, в ближайшее время отличительной особенностью новых факс-аппаратов будет передача цветных документов и отправка факсов по электронному адресу.
Похожие новости:
Конвергенция?
Сегодня слово "мода" можно употреблять и применительно к офису. Например, в моду входит конвергенция данных с голосом, а использование обыкновенных учрежденческих АТС, наоборот, из моды выходит. Теперь корпорациям и компаниям подавай системы обработки сообщений, объединяющие эти АТС с компьютерами в единое целое.
Печатая, - копируйте!
Многим ли из нас нужен персональный копир? Учитывая их стоимость, лучше пользоваться принтером, а копии делать на большом копире. Увы, по "Закону Мэрфи" необходимость в копии возникает как раз в те моменты, когда перемещение к центральному копиру удобным никак не является. И далее - все по тому же закону: человек, наиболее часто нуждающийся в услугах копирования, оказывается на максимальном
Мини АТС у вас в офисе
Простейший вариант - прямое подключение офисной АТС к городским линиям (это и основной вариант подключения мини-АТС). Следующий вариант - приобретение учрежденческой АТС. В этом случае соединение обеспечивает межстанционные соединительные линии, к тому же (при соответствующем желании местных телефонных узлов) можно получать прямую городскую нумерацию? то есть из трехсот внутренних абонентов около
Будем копировать?
Начало года - событие едва ли не эзотерическое, его можно привязать к чему угодно: будь то астрологический календарь или финансовый отчет перед вкладчиками. Началом года на украинском рынке офисных и информационных технологий можно считать выставку EnterEX, традиционно проводимую компанией "Евроиндекс" в середине февраля.
Как эффективно "переводить" бумагу (сетевая печать в офисе)
Даже в случае внедрения на предприятии безбумажного документооборота для работы с клиентами и партнерами все равно используются и бумажные документы, а их, понятное дело, надо отпечатать.
Комментариев пока еще нет. Вы можете стать первым!
Популярные новости
Видеообзоры
Опрос
Газета "Деловая неделя"
Статьи >> Все статьи
"Ким Чен Ун" может стать новым лидером Северной Кореи
29.01.2009
Его фото никогда не публиковалось. О том, как он выглядит, можно судить только по рассказам очевидцев: молодой человек 25 лет, рост около 175 см, вес - около 90 кг. Может носить футболку с изображением Мела Гибсона. Пристрастия - баскетбол и суши из живой (!) рыбы. Несмотря на молодой возраст, у него серьезные проблемы с высоким давлением и диабетом. Получил начальное образование за
Интересные новости >> Все статьи
Шотландия в клетку
Мужчины в юбках, таинственное озеро Лох-Несс, гудение волынки – это не все, что отличает шотландцев от других народностей
Cноубординг - танцы на снежных бурунах
Да, вы не ошиблись, - это сноубординг – одна из самых захватывающих партий в экстремальном мире Вы, наверняка, не раз видели, хотя бы в кино, этих ребят. Они планируют по горам, разрезая пушистый снег досками и излучая адреналиновый восторг. А начиналось все, как не странно, с одной маленькой девчушки и ее заботливого отца Шермана Поппена.
Титаник: новые факты
Более 100 лет назад, столкнувшись с айсбергом, получил пробоину и затонул флагман британского флота, «корабль мечты» - «Титаник»… Его киль был заложен на верфях фирмы «Харленд энд Волфф» в Куинс-Айленде возле Белфаста 31 марта 1909 года. Над его постройкой трудились более трех тысяч человек. Для того времени «Титаник» был действительно выдающимся судном. Его длина составляла 259,83 м, ширина –
Добавить комментарий!