Оценка эффективности документооборота


Внедрение современных информационных технологий - дело дорогостоящее. О необходимости анализа экономической эффективности, определения и целесообразности прямых выгод от внедрения и эксплуатации автоматизированных систем (АС) задумывается каждый руководитель.

Как же оценить эти выгоды или хотя бы сроки достижения безубыточности проекта по внедрению той или иной автоматизированной системы? Сложность методик оценки экономического эффекта от внедрения и эксплуатации АС непосредственно зависит от многообразия современных информационных технологий (ИТ). А это требует уточнения и корректировки методики расчета экономической эффективности по каждому конкретному проекту. Например, оценить эффективность от внедрения автоматизированных систем документооборота можно с помощью следующих критериев:

- снижение стоимости хранения информации, которая прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа;
- снижение времени (подразумевается стоимость) поиска и обработки необходимой информации (прямо пропорционально количеству хранимых документов);
- снижение стоимости коллективного использования информации (количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе);
- снижение времени (стоимости) прохождения документа по маршрутам визирования, согласования, подписания, утверждения и т.п.

При экономической оценке внедрения коммуникационной системы учитывают снижение затрат на организацию обмена информацией, увеличение скорости передачи информации, повышение эффективности управления информационными ресурсами. Сложность заключается в правильном выборе источников эффективности. В зависимости от сложности систем число их может насчитывать десятки.

С другой стороны, как в стройные математические выкладки включить такие факторы, как степень технической и моральной подготовленности сотрудников заказчика к внедрению нового программного продукта, личные и деловые качества менеджера заказчика, ведущего проект внедрения, климат исполнительской дисциплины на предприятии?

Очевидно, невозможно создать единую методику, которая подходила бы для оценки любого проекта внедрения АС, поскольку существует ряд факторов, влияние которых на расчет эффективности или очень велико, или не поддается количественной оценке:

- использование предприятием стандартных решений АС;
- разнообразие спектра решаемых задач;
- архитектура внедряемой АС;
- степень гибкости и возможности взаимодействия с другими АС;
- учет специфики заказчика;
- степень учета отечественной специфики;
- требования к защите информации.

Проверенным критерием при оценке эффективности внедрения программного обеспечения на предприятии является необходимость учета на этапе проектирования и выбор среди различных вариантов для внедрения предложений, исходя из комплекса мероприятий по разработке, внедрению и эксплуатации системы. Важными являются возможность поэтапного внедрения и наращивания системы.

Еще один немаловажный аспект проблемы - правовой. Сегодня многие компании оснащены электронными средствами обмена документами, но юридическая система требует подтверждения правовых взаимоотношений бумажными носителями, что резко снижает эффективность использования АС.
При всем разнообразии используемых внутри организаций и предприятий информационных технологий и внутренних форматов предоставления данных необходима стандартизация и унификация их внешнего взаимодействия и информационного обмена между собой для снижения затрат на перспективное развитие и организацию информационного взаимодействия. Требуется нормативная база, которая будет стимулировать внедрение АС и их унифицированных решений. И в этом большая роль государства. Не секрет, что госсектор ≈ огромный потребитель АС. Залогом этого является растущая в мире тенденция создания "электронных государств", направленная на повышение эффективности государственного управления, развитие электронного бизнеса и даже сдерживание коррупции.

Эффективность внедрения программного обеспечения на предприятии должна оцениваться как инвестиционный проект в организационно-техническом (обучение персонала, администрирование, сопровождение) и финансовом (гарантийное обслуживание, сервис, возможный upgrade) плане независимо от масштаба программного обеспечения. При этом следует учитывать все факторы внедрения (положительные и отрицательные). Кроме того, требуется тщательное планирование и жесткий контроль за ходом выполнения.

Похожие новости:

Промышленные системы управления предприятиями

Промышленные системы управления предприятиями
Главным мотивом деятельности любого коммерческого предприятия, будь то небольшая частная компания, крупный дистрибьютор или промышленный гигант, является получение прибыли от своей деятельности, а целью - увеличение размеров этой прибыли. Цель может быть достигнута либо путем увеличения объема продаж продукции или услуг, либо путем сокращения расходов (издержек), которые несет это предприятие в

Подводная часть айсберга

Подводная часть айсберга
Стоимость затрат на внедрение ERP-системы - вещь более-менее очевидная. И прямые (приобретение программного обеспечения), и косвенные (оплата услуг консультантов, обучение персонала, настройка системы, реорганизация бизнес-процессов предприятия) расходы находят отражение в конкретных счетах и соответствующих им платежах. Даже если предприятие первоначально не до конца представляет себе, во что

Алгоритм успешных перемен

Алгоритм успешных перемен
Вы ощутили острую необходимость качественных изменений на вашем предприятии. Более того, ваше предприятие готово к нововведениям. С чего же начать? Наверное, с самого главного. Поскольку хороший менеджмент - это основа долгосрочного развития, то разумно будет начать с модернизации управления. Например, внедрить комплексную систему управления или автоматизировать какие-то приоритетные участки.

FineReader - система распознавания текстов

FineReader - система распознавания текстов
С небольшими входными потоками внешних печатных документов некоторые корпорации и ведомства, наиболее серьезно относящиеся к внедрению систем электронного документооборота, пока частично справляются с помощью планшетных сканеров и интерактивных локальных программ распознавания FineReader.

Практические основы организации и внедрения службы контроллинга на предприятии

Практические основы организации и внедрения службы контроллинга на предприятии
Несмотря па неоднозначность трактовок, почти все специалисты склонны считать, что основной принцип контроллинга заключается в следующем: "Делать сегодня то, о чем другие завтра будут только думать". Этот принцип характеризует динамичность и гибкость контроллинга, следуя ему, предприятие становится более конкурентоспособным...

Комментариев пока еще нет. Вы можете стать первым!

Добавить комментарий!

Популярные новости
banner1
Опрос
Газета "Деловая неделя"

"Ким Чен Ун" может стать новым лидером Северной Кореи

Его фото никогда не публи­ковалось. О том, как он вы­глядит, можно судить толь­ко по рассказам очевидцев: молодой человек 25 лет, рост около 175 см, вес - око­ло 90 кг. Может носить фут­болку с изображением Мела Гибсона. Пристрастия - бас­кетбол и суши из живой (!) рыбы. Несмотря на молодой возраст, у него серьезные проблемы с высоким давле­нием и диабетом. Получил начальное образование за
Интересные новости >> Все статьи
Шотландия в клетку

Шотландия в клетку

Мужчины в юбках, таинственное озеро Лох-Несс, гудение волынки – это не все, что отличает шотландцев от других народностей
Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Cноубординг - танцы на снежных бурунах

Да, вы не ошиблись, - это сноубординг – одна из самых захватывающих партий в экстремальном мире Вы, наверняка, не раз видели, хотя бы в кино, этих ребят. Они планируют по горам, разрезая пушистый снег досками и излучая адреналиновый восторг. А начиналось все, как не странно, с одной маленькой девчушки и ее заботливого отца Шермана Поппена.
Титаник: новые факты

Титаник: новые факты

Более 100 лет назад, столкнувшись с айсбергом, получил пробоину и затонул флагман британского флота, «корабль мечты» - «Титаник»… Его киль был заложен на верфях фирмы «Харленд энд Волфф» в Куинс-Айленде возле Белфаста 31 марта 1909 года. Над его постройкой трудились более трех тысяч человек. Для того времени «Титаник» был действительно выдающимся судном. Его длина составляла 259,83 м, ширина –
Логин
Пароль
Запомнить